
apostila
Aplicarea apostilei şi supralegalizarea,
în conformitate cu dispoziţiile Legii nr. 202/2010 privind unele măsuri pentru accelerarea soluţionării proceselor („Mica Reformă”)
În Monitorul Oficial al României Partea I, nr. 714 din 26 octombrie 2010 a fost publicată Legea nr. 202/2010 privind unele măsuri pentru accelerarea soluţionării proceselor („Mica Reformă”), care în Art.V stabileşte cadrul procesual cu privire la apostilarea sau supralegalizarea actelor oficiale emise de autorităţile române.
I. Cadru legal:
Articolul 2 din Ordonanţa Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea României la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 408 din 26 august 1999, aprobată prin Legea nr. 52/2000, se modifică şi va avea următorul cuprins:
„Art. 2 –Autorităţile române competente să aplice apostila prevăzută la art. 3 alin. (1) din Convenţie sunt: tribunalele pentru actele oficiale prevăzute la art. 1 lit. a) şi d), Camerele Notarilor Publici pentru actele oficiale prevăzute la art. 1 lit. c) şi prefecturile pentru actele oficiale prevăzute la art. 1 lit. b).”
Alineatul (1) al articolului 57 din Legea notarilor publici şi a activităţii notariale nr. 36/1995, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 92 din 16 mai 1995, cu modificările ulterioare, se modifică şi va avea următorul cuprins:
„Art. 57 –(1) În cazul în care, pentru valabilitatea în străinătate a actului notarial, este necesară supralegalizarea semnăturii şi a sigiliului notarului public sau apostilarea actelor notariale, aceste proceduri se îndeplinesc de către Camera Notarilor Publici, la sediul principal sau la sediile judeţene ale acesteia, în a cărei circumscripţie îşi desfăşoară activitatea notarul public care a instrumentat actul, în condiţiile stabilite prin regulament. Notarul public va pune în vedere părţii obligaţia îndeplinirii acestei cerinţe.”
II. Obiectul „Convenţiei Apostilă”
Un număr mare de state din lumea întreagă sunt parte într-un tratat care simplifică în mod considerabil autentificarea actelor oficiale ce urmează a fi folosite în străinătate, Convenţia de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, mai bine cunoscută sub denumirea Convenţia Apostilă.
Convenţia reduce procesul de autentificare la o singură formalitate: emiterea unui certificat de autentificare de către o autoritate desemnată de statul în care actul oficial a fost emis. Acest certificat se numeşte Apostilă.
Convenţia facilitează îndeosebi circulaţia actelor oficiale emise de un stat contractant care urmează să fie folosite în-un alt stat contractant.
Apostilele pot fi emise numai pentru actele oficiale eliberate într-un stat parte contractantă la Convenţia Apostilă şi care urmează a fi folosite într-un alt stat tot parte contractantă la Convenţie, dacă sunt îndeplinite patru condiţii:
1. -statul în care a fost eliberat actul oficial este parte la Convenţia Apostilă;
2. -statul în care actul oficial urmează să fie folosit este parte la Convenţia Apostilă;
3. -documentul este considerat drept act public în baza dreptului în vigoare în statul care l-a eliberat;
4. -statul în care actul oficial urmează să fie folosit cere o Apostilă pentru a-l recunoaşte ca act oficial străin.
O Apostilă nu va fi niciodată folosită pentru recunoaşterea unui act oficial într-un stat în care acest act a fost eliberat. Apostilele sunt strict destinate folosirii actelor oficiale în străinătate.
III. Aplicarea Convenţiei Apostilă.
Convenţia se aplică numai actelor oficiale.
Convenţia nu precizează dacă Apostilele pot fi emise numai pentru acte oficiale originale sau dacă pot fi emise şi pentru copii conforme cu originalul ale actelor oficiale.
Dată fiind importanţa sa practică deosebită, această chestiune a fost special examinată cu prilejul Comisiei speciale din 2003 (CS): “Referitor la problema aplicării unei Apostile pe o copie conformă cu originalul a unui act oficial, CS a concluzionat că articolul 1 din Convenţie se aplică. Cu toate acestea fiecare poate refuza să emită o Apostilă pentru o copie conformă cu originalul unui act oficial din motive de ordin public.”
IV. Emiterea Apostilei
1. Apostila nu poate fi emisă decât de o autoritate competentă desemnată de statul pe teritoriul căruia actul oficial a fost întocmit. Apostila se aplică de către autoritatea competentă chiar pe actul oficial sau pe o alonjă.
2. Fiecare autoritate competentă trebuie să ţină un registru în care înregistrează Apostilele eliberate prin grija sa. Aceste registre, care pot fi consultate de orice persoană interesată, constituie un mijloc foarte eficient de combatere a fraudei deoarece permit verificarea originii unei Apostile în caz de îndoială.
4. Apostilele electronice şi registrele electronice ale Apostilelor.
Convenţia permite autorităţilor competente să emită Apostile sub formă electronică şi să ţină la zi registre electronice ale Apostilelor Numeroase autorităţi competente au un registru electronic on-line, care permite verificarea cu uşurinţă a originii Apostilei.
Dacă o autoritate competentă ţine un registru electronic adresa site-ului registrului este menţionată pe Apostilă.
V. Efectele unei Apostile
1. Apostila nu se raportează la conţinutul în sine al actului oficial, adică a documentul apostilat. Apostilă certifică numai originea actului oficial la care se referă, niciodată conţinutul acestui act.
2. Apostila certifică autenticitatea semnăturii sau a ştampilei persoanei sau autorităţii care a semnat sau ştampilat actul oficial şi calitatea sub care a acţionat.
3. Apostila nu certifică conţinutul actului oficial la care se raportează, nu conferă autoritate şi nu acordă o importanţă suplimentară conţinutului documentelor apostilate.
4. Apostila nu poate fi folosită pentru recunoaşterea unui act oficial în statul în care acest act a fost eliberat.
5. Apostilele sunt strict destinate folosirii actelor oficiale în străinătate.
VI. Condiţiile de formă ale Apostilei.
1. Apostilele trebuie să corespundă pe cât posibil modelului anexat la Convenţie.
Mai exact, o Apostilă trebuie:
- să fie identificată ca atare;
- să menţioneze versiunea scurtă a titlului francez al Convenţiei (Convention de la Haye de 5 octobre 1961);
- să cuprindă un cadru cu titlurile celor 10 rubrici cerute.
2. Apostila poate cuprinde de asemenea informaţii suplimentare. De exemplu, o Apostilă poate:
- să ofere informaţii suplimentare privind actul oficial la care se referă;
- să reamintească efectul limitat al unei Apostile (adică faptul că nu certifică decât originea actului oficial la care se referă);
- să indice adresa site-ului (URL) unui registru unde se poate verifica originea Apostilei;
- să precizeze că Apostila nu este îndreptăţită să fie folosită în statul care a emis-o.
Toate aceste informaţii suplimentare trebuie regăsite în afara cadrului care conţine titlurile celor 10 rubrici cerute.
VII. Aplicarea apostilei
Apostila trebuie aplicată direct pe actul oficial în sine sau pe o pagină separată (denumită alonjă) anexată la actul public. Apostilele pot fi aplicate în diferite moduri, în special cu ajutorul unei ştampile, a unor autocolante, a unor sigilii imprimate, etc.
Dacă o Apostilă este aplicate pe o alonjă, aceasta este ataşată la actul oficial în diferite moduri, în special cu ajutorul lipiciului, capselor, agrafelor, panglicelor, sigiliilor de ceară, etc. Deşi toate mijloacele sunt acceptabile în cadrul Convenţiei, autorităţile competente sunt încurajate să folosească metode mai sigure pentru a păstra integritatea Apostilei.
Indiferent dacă este aplicată direct pe actul oficial sau pe o alonjă, Apostila nu trebuie niciodată desprinsă.
VIII.- Unde se aplică Convenţia Apostilă
Convenţia Apostilă se aplică numai dacă statul care a eliberat actul oficial şi statul unde urmează să fie folosit actul oficial sunt părţi contractante la Convenţie.
Situaţia actuală a Convenţia Apostilă este organizată în două părţi:
1. statele care sunt parte la Convenţia Apostilă şi care sunt în acelaşi timp Membre ale Conferinţei de la Haga (Organizaţia care a elaborat Convenţia);
2. statele care au aderat la Convenţia Apostilă dar care nu sunt Membre ale Conferinţei de la Haga. Cu alte cuvinte, nu este necesar ca un stat să fie Membru al Conferinţei de la Haga pentru a fi parte la Convenţia Apostilă.
O listă completă şi actualizată la zi a ţărilor în care se aplică Convenţia Apostilă se găseşte pe link-ul Espace Apostille, pe site-ul Conferinţei de la Haga –link-ul intitulat “Situaţia actuală” a Convenţiei Apostilă.
IX. Procedura supralegalizării actelor notariale române:
1. Se supralegalizează în situaţia în care actul respectiv urmează a fi folosit într-un stat care:
a)-nu este parte la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961 şi cu care România:
b)-nu a încheiat un tratat de asistenţă judiciară care să conţină dispoziţii privind suprimarea cerinţei legalizării şi oricărei alte formalităţi echivalente
c)-a încheiat un tratat de asistenţă judiciară care nu conţine dispoziţii privind suprimarea cerinţei legalizării şi oricărei alte formalităţi echivalente.
Cu toate acestea facem precizarea că, în unele din statele care nu sunt parte la Convenţia de la Haga din 1961 şi cu care România a încheiat un tratat de asistenţă judiciară internaţională care conţine dispoziţii privind suprimarea cerinţei legalizării şi oricărei alte formalităţi echivalente, autorităţile străine au solicitat petenţilor ca unele acte care urmează a fi folosite în alte proceduri decât cele judiciare (care fac obiectul tratatelor bilaterale) să fie supralegalizate. Este cazul Cubei şi R.P.Chineze. Motivul este acela că autorităţile străine interpretează restrictiv tratatele bilaterale în sensul că acestea se aplică numai în domeniul asistenţei judiciare internaţionale.
2. Nu se supralegalizează în situaţia în care actul respectiv urmează a fi folosit în statele parte la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la 5 octombrie 1961.
Pentru punerea în aplicare a dispoziţiilor Legii nr. 202/2010 privind unele măsuri pentru accelerarea soluţionării proceselor, care instituie Camerele Notarilor Publici ca autorităţi române competente să aplice apostila sau supralegalizarea, pentru actele notariale, a fost emis, în conformitate cu dispoziţiile Ordinului ministrului justiţiei nr. 2922/C/09.12.2010, Regulamentul privind metodologia de aplicare a apostilei sau a supralegalizării de către Camerele Notarilor Publici, pe care îl puteţi găsi pe site-ul Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România www.uniuneanotarilor.ro
Pentru informaţii suplimentare şi pentru a afla dacă o anumită autoritate competentă emite Apostile şi/sau ţine un Registru, se poate consulta site-ul e-APP la adresa www.e-APP.info şi www.hcch.net